Servicio desarrollado: Te
armamos la red.
Descripción del servicio : Un
grupo de profesionales en informática, capacitados para armar cualquier tipo de
red, de acuerdo a las necesidades del cliente, se adaptan presupuestos, se
ofrece calidad en los insumos, venta de materiales, asesoría personal y
remota. Mantenimiento preventivo y correctivos de redes, instalación de
nueva red.
Alcances: Te armamos la red
·
Lograr la viabilidad del servicio ofrecido en este caso se refiere a
determinar cuáles y como serán usados los insumos para los servicios solicitados.
·
Lograr la rentabilidad proyectada en el estudio de
factibilidad económica.
·
Lograr ser un negocio líder en la región.
·
Garantizar el cumplimiento estricto y de calidad en el servicio ofertado.
1. Analiza y
evalúa las estructuras
organizativas y presenta una síntesis de ellas, coloca su imagen de cada una de
ellas.
En una empresa se
pueden vertebrar cuatro tipos de estructura organizativas que no necesariamente
son excluyentes entre sí:
Estructura Lineal.
La estructura lineal
es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Por
ejemplo, la estructura militar, Es válida para pequeñas empresas y suele tener
problemas de lentitud, siendo poco flexible para adaptarse a los cambios del
entorno.
Debido a su forma,
ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es
clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma
de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho
de la especialización, “se dificulta encontrar a un buen gerente, puesto que se
requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo
a la planeación, la investigación y el control”
Estructura
funcional.
Es una de las formas
de organización más utilizada en el mundo empresarial. Consiste en agrupar las
tareas de la empresa tomando como base las funciones básicas de la actividad
económico-empresarial: Comercialización, Producción, Administrativo-Financiero,
Recursos Humanos.
La organización
funcional presenta ventajas y desventajas: entre las primeras pueden citarse
los resultantes de la coordinación apoyada en conocimientos técnicos comunes
especializados, con lo que ello implica en cuanto a incremento de la destreza
de la competencia técnica y, por consiguiente, de la eficiencia.
Entre las
desventajas nos encontramos que dificulta definir la autoridad y
responsabilidad de cada jefe en los aspectos que no son comunes, se duplica el
mando y genera la fuga de responsabilidad, se reduce la iniciativa para
acciones comunes, existen quebrantamientos de disciplina y numerosos conflictos
Estructura divisional.
Esta modalidad de
estructura organizativa resulta de la aplicación de un criterio de agrupación de
tareas o actividades, distinta del que caracteriza a la estructura funcional.
En concreto, las unidades organizativas u órganos se forman a partir de la
agrupación de tareas asociadas a:
- Los diferentes productos/servicios comercializados por la
empresa: divisionalización por productos.
- Las distintas zonas geográficas en las que la empresa
comercializa sus productos: divisionalización por zonas geográficas o
territorios.
- Los distintos clientes o segmentos de mercado cubiertos por
la empresa: divisionalización por tipos de clientes.
Estructura matricial
Esta estructura
consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son
asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se
crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un
objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo.
Los empleados dentro
de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la
función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con
aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los
proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de
proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la
coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos.
2.- 2. Elige la estructura que más se adapta a la idea de
negocio, explica la razón de la elección y elabora el organigrama
correspondiente, colocando dentro de él los nombres de las áreas; por ejemplo:
Dirección General, Dirección Administrativa, Dirección de Planeación,
Departamento de Recursos Humanos, etc.
Elige la estructura organizacional que más se adapta a
la idea de negocio.
La estructura
organizacional del negocio será la funcional.
Explica la razón de la elección de la estructura
organizacional.
Se optó
por esta estructura, ya que según la información recabada es una las
estructuras más usadas por pequeñas, medianas y grandes empresas, y analizando
su particularidades de determino que es la mejor opción, esto porque el negocio Te armamos la red, se
conformara por ciertas áreas o departamentos quienes tendrán un encargado o
jefe al mando y tendrán funciones específicas además que se tendrá un gerente
general que fungirá como la autoridad superior.
Lo determine por las ventajas que ofrece esta estructura ya que permite
la separación de actividades aunque si bien es cierto la desventaja es la fuga
de responsabilidades se procurara que cada área tenga por escrito cuáles son
sus funciones específicas y que responsabilidades adquiere. Otra ventaja por la
cual lo seleccione es que existe la posibilidad de rápida adaptación en casos
de cambios en los procesos, esto porque la empresa tiene planes a futuro y esta
estructura tal como se dice puede adaptarse.
4. Describe las funciones de un área específica :
Área técnica
Esta área la
seleccione debido a que desde mi punto de vista es una de las más importantes
del negocio, pues si no existiera esta área el negocio tampoco, tal vez el área
de recursos humanos existen empresas alternas que pueden llevar este control
del personal, o el área contabilidad contratando un despacho independiente,
podría ser llevado a cabo, es por ello que considero que el área técnica es
pieza fundamental en esta propuesta de negocio.
De forma general el
área técnica, tendrá la responsabilidad de realizar los servicios que ofrece el
negocio, los cuales son a grandes rasgos mantenimiento preventivo y correctivo
de redes informáticas y de telecomunicaciones, así como el diseño y armado de
las mismas.
Las funciones
específicas de esta área son:
·
Atención del cliente que solicite los servicios, después de
ser canalizado por el personal de ventas.
·
Llevar el control de los servicios realizados a cada cliente
almacenándolo en la base de datos.
·
Entrega y recepción de la documentación correspondiente a
cada servicio realizado según el clientes.
·
Seguimiento a las pólizas de garantía de los servicios
productos solicitados.
·
Encargado de llevar el mantenimiento de las redes en el
negocio.
·
Encargado del mantenimiento general del negocio. Ya de esta área
se desprenderá todo el mantenimiento del negocio incluido tener a su cargo el
personal de limpieza.
Organigrama
Funciones de puestos.
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Puesto
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Funciones
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Gerente
general.
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·
Planificar
los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
·
Organizar
la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones
y los cargos.
·
Dirigir
la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
·
Controlar
las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las
desviaciones o diferencias.
·
Coordinar
con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el número y
calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las
reparaciones o desperfectos en la empresa.
·
Decidir
respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado
para cada cargo.
·
Analizar
los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,
personal, contable entre otros.
·
Realizar
cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
·
Deducir
o concluir los análisis efectuados anteriormente.
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Asistente de gerencia.
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·
Analizar y filtrar
información al Gerente General de diversas áreas.
·
Brindar apoyo en todos los procesos administrativos y secretariales que
realice el departamento de gerencia.
·
Control de sala de juntas, control de equipo.
·
Manejo de agenda de gerencia., control del personal.
·
Manejo de insumos y control de la oficina en general.
·
Responder llamadas de gerencia general.
·
Organizar eventos y coordinación de los mismos.
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Jefe
de recursos humanos.
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·
Elaborar y controlar el proceso de reclutamiento,
selección, ingreso e inducción del personal, a fin de asegurar la elección de
los candidatos más idóneos para los puestos de la organización.
·
Proyectar y coordinar programas de capacitación y
entrenamiento para los empleados.
·
Supervisar y verificar los procesos de servicios en
la administración de personal.
·
Supervisar y controlar los pasivos laborales del
personal activo (vacaciones, anticipos de prestaciones sociales, fideicomiso,
etc.) y liquidaciones de prestaciones sociales, a objeto de cumplir con las
procedimientos establecidos en la Empresa.
·
Control de las asistencias del personal para el
pago de nómina.
·
Supervisar y revisar los procesos de nómina a fin
de garantizar el depósito oportuno de los empleados y asignados de la
empresa.
·
Controlar y supervisar los diferentes beneficios
de Ley (fideicomiso, utilidades, prestaciones sociales, vacaciones, entre
otros).
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Jefe
contabilidad.
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·
Planifica,
dirige y coordina las labores contables como operaciones presupuestarias,
financieras.
·
Prepara
los estados financieros tales como: Balance General, los Estados de
Resultados, Estado de Flujo de Efectivo
·
Solicita
la información contable a las diferentes áreas del negocio.
·
Consolida,
analiza y ajusta los informes contables.
·
Prepara
los informes contables o estados financieros con sus respectivas notas
explicativas para su presentación.
·
Pago
de los impuestos generados en el negocio.
·
Pago
de servicios generados en el negocio.
·
Analiza
el presupuesto que será distribuido en las demás áreas del negocio
(distribuye el efectivo en el pago de nómina, compra de insumos para los
servicios, pago a proveedores).
·
Pago
de facturas a proveedores.
·
Gestiona
el cobro de facturas a clientes.
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Auxiliar contable.
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·
Recibir a proveedores para registro de facturas.
·
Control de las facturas recibidas de proveedores.
·
Control de facturas pagadas y pendientes.
·
Emisión y control de facturas a clientes.
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Jefe
área técnica y mantenimiento.
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·
Asistencia técnica, personal o remota a los clientes.
·
Realización de los servicios solicitados por los
clientes.
·
Seguimiento a las pólizas de garantía de productos y
servicios.
·
Control de los reportes de trabajo.
·
Coordinación del personal a su cargo.
·
Mantenimiento a la redes de la empresas.
·
Coordinar el mantenimiento general de la empresa.
·
Solicitar debidamente los insumos al área de almacén.
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Técnicos.
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·
Realizar los servicios encomendados por el jefe del área
técnica y mantenimiento.
·
Elaboración de reporte de trabajo.
·
Elaboración de bitácora de mantenimiento.
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Personal de limpieza.
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·
Mantenimiento a las instalaciones del negocio.
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Jefe
almacén.
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·
Coordinar la recepción y despacho de mercancía.
·
Llevar a cabo inventarios.
·
Distribuir los productos e insumos en espacios
adecuados dentro del almacén.
·
Solicitud de compra de productos e insumos al área contable.
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Jefe
de ventas.
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·
Asignara objetivos y metas de ventas.
·
Evaluación de la satisfacción de clientes.
·
Monitoreo del sitio web del negocio.
·
Asistencia a clientes, canalizarlos con el personal técnico
si es solicitado un servicio.
·
Elaborar y coordinar campañas de publicidad.
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Personal de ventas.
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·
Atención al cliente en el área de ventas.
·
Atención a clientes a través de los medios de
contacto.
·
Canalizar al cliente al personal técnico si es
solicitado algún servicio.
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4. Describe el rol de cada área: De cada una las áreas que
integran tu organigrama, el rol es lo qué hará esa área, es decir, cuál es la
encomienda general.
Gerencia general: Esta área está encargada de planificar,
organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar y autorizar el trabajo que
se realiza en el negocio.
Recursos humanos:
Sera
encargada del control de todo el personal de la empresa, control de
asistencias, pago de nómina, control y pago de las prestaciones de ley. Analizar
y programar capacitaciones al personal.
Contabilidad: el área de contabilidad será la responsable
de administrar y cubrir todos los pagos generados en la empresa, así como
llevar el control de los ingresos obtenidos.
Área técnica y mantenimiento: En esta rea se
efectuara y coordinará los servicios solicitados por los clientes, seguimiento
y solicitud de los insumos necesarios para la elaboración de los servicios.
Almacén: Control de todo el inventario de la empresa.
Manejara el control los insumos y
herramientas necesarias para la realización de los servicios. Control de los
productos en el área de ventas. Solicitud de compra de productos e insumos
requeridos.
Ventas: Atención a clientes, monitoreo de satisfacción
de los clientes, elaboración de plan de marketing para la captación de
clientes.
5. Describe los procedimientos:
ÁREA: Área técnica y de mantenimiento.
FUNCIÓN: realización de servicio de mantenimiento
correctivo a una red informática.
PROCEDIMIENTO:
·
A solicitud del servicio por cliente, el personal de ventas
(con quien es el primer contacto del cliente con el negocio), canaliza la
solicitud de servicio al área técnica y de mantenimiento.
·
El jefe del área asigna al personal que estará a cargo del
servicio.
·
El técnico asignado requisita el formato de orden de trabajo.
Esta orden deberá tener:
o Datos específicos de
los clientes como, nombre completo, empresa, teléfono y ubicación donde se
realizara el servicio.
o Descripción detallada
del servicio que solicita.
o La orden de trabajo será
firmada por el cliente y el técnico asignado.
o En el mismo formato tendrá
un área la fecha programada para la evaluación y realización del servicio.
·
El técnico debe dar seguimiento a la solicitud y acude al
lugar de la solicitud. Analiza y evalúa las condiciones en las que se
desarrollara el servicio.
·
Da a conocer el presupuesto al cliente.
·
Se autoriza el servicio, el técnico procede a realizar el
servicio.
·
Finalizado, elabora un reporte detallado de los servicios e
insumos que fueron necesitados.
·
Pasa copia del reporte con los montos al área contable, para
la elaboración de la factura.
·
Archiva y monitorea el servicio realizado según su vigencia
de garantía.
CONCLUSIÓN
El estudio realizado resulta muy importante para el análisis de mi
propuesta de negocio, ya que al principio del mismo se estableció la estructura
organizacional de la misma, con ello se puede percatar cual es la que mejor se
adapta al modelo de negocio que se ofrece, por ello se eligió la estructura funcional,
ya que esta cumple con los requerimientos del negocio, además de sus
características peculiares. También gracias a este estudio se pudo definir de
manera explícita las funciones del área técnica que será el motor del negocio,
con esto me permite conocer cuáles son las aquellas actividades que estaba
considerando pero no las había definido de forma concreta.
Este estudio fue muy
útil a la hora de definir las áreas que conformarían el organigrama puesto que
el negocio que se ha venido trabajando, realmente es pequeño y no considera
tantas áreas ni tampoco las áreas ya establecidas cuentan con un número elevado
de personal, se puede decir que son los que realmente necesita el negocio para
su primera fase.
Cabe destacar que
hay procedimientos que de antemano pueden llegar a conocerse para quienes hemos
laborado en una empresa, pero cada una es distinta y eso es lo que este estudio
mostro cómo será la organización y el funcionamiento del negocio.
REFERENCIAS.
·
Las estructuras organizacionales
(septiembre 11, 2014). Recuperado
el 27 de agosto de 2018.
